WEG-Buchhaltung. Vollständig ausgelagert.
Externer Buchhaltungsservice für Ihre Eigentümergemeinschaften: Wir führen Hausgeldkonten und Erhaltungsrücklage und erstellen Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan. Gebucht wird in unserem System – Ihre Verwaltungssoftware bleibt.
Typische Engpässe
Warum Verwaltungen die WEG-Buchhaltung auslagern
Die Buchhaltung einer Eigentümergemeinschaft folgt dem Kalenderjahr. Die Arbeit ballt sich dort, wo Abrechnung, Wirtschaftsplan und Versammlung zusammenkommen.
Abrechnungssaison trifft Versammlungen
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan entstehen in denselben Monaten, in denen Sie Versammlungen vorbereiten. Fällt dann eine Buchhaltungskraft aus, verschiebt sich der ganze Versammlungskalender.
Rücklage und Vermögensbericht
Seit dem WEMoG gehört zum Jahresende ein Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen. Er gelingt nur, wenn die Erhaltungsrücklage das ganze Jahr getrennt vom Hausgeld gebucht wurde.
Übernahmen und Verwalterwechsel
Neue Gemeinschaften bringen Unterlagen in wechselnder Qualität mit. Eröffnungssalden, offene Hausgelder und Verteilerschlüssel müssen stimmen, bevor die erste eigene Abrechnung darauf aufbaut.
Leistungen
WEG-Buchhaltung als externer Buchhaltungsservice
Als externer Dienstleister übernehmen wir die Objektbuchhaltung für Eigentümergemeinschaften zu einem Preis je Einheit. Diese sechs Leistungen sind darin enthalten.
Hausgeldkonten & Sollstellung
Wir stellen das Hausgeld je Einheit nach dem beschlossenen Wirtschaftsplan ins Soll, bereiten die SEPA-Lastschriften vor und gleichen Soll und Ist ab. Rücklastschriften kommen zurück in die offenen Posten.
Erhaltungsrücklage fortschreiben
Zuführungen buchen wir nach Wirtschaftsplan auf das Rücklagenkonto. Jede Entnahme ordnen wir der beschlossenen Maßnahme zu, damit der Bestand jederzeit belegbar ist.
Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG
Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen (Hausgeldabrechnung) je Eigentümer mit allen Einnahmen und Ausgaben des Jahres – die Grundlage für den Beschluss über Nachschüsse oder angepasste Vorschüsse.
Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG
Stand der Rücklagen und Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens zum Ende des Kalenderjahres, zur Weitergabe an jeden Eigentümer.
Wirtschaftsplan nach § 28 Abs. 1 WEG
Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne für das Folgejahr mit Vorschüssen und Rücklagenzuführung je Einheit, aufgebaut auf den Ist-Zahlen der Jahresabrechnung.
Hausgeldrückstände im Blick
Offene-Posten-Liste je Gemeinschaft. Zahlungserinnerung und erste Mahnung erstellen wir systemgestützt; verschickt werden sie von der Verwaltung.
Übernahme einer Gemeinschaft
Vom Erstgespräch zur ersten Jahresabrechnung
Die laufende Buchhaltung beginnt immer am 1. Januar und umfasst volle Kalenderjahre. So buchen wir jedes Wirtschaftsjahr, das wir abrechnen, von Anfang an selbst.
Bestandsaufnahme
Sie nennen uns Ihre Gemeinschaften, die Zahl der Einheiten und Ihre bisherige Software. Wir klären, welche Beschlüsse, Wirtschaftspläne und Abrechnungen vorliegen.
KostenfreiEröffnung zum 1. Januar
Aus der zuletzt beschlossenen Jahresabrechnung übernehmen wir Verteilerschlüssel und Salden: Hausgeldkonto, Erhaltungsrücklage und offene Hausgelder je Eigentümer.
Onboarding unentgeltlichLaufendes Jahr
Rechnungen geben Sie in unserer Belegfreigabe frei und sehen dort den Stand jeder Gemeinschaft. Die Jahresabrechnung erstellen wir im Folgejahr; sie setzt voraus, dass die Versorgerabrechnungen bis 30. Januar und die Heizkostenabrechnung bis 30. März vorliegen.
Zahlungen geben Sie freiÜbergabe-Checkliste
Was wir für die Übernahme einer Gemeinschaft brauchen
Je vollständiger die Unterlagen, desto glatter die Eröffnung. Fehlt etwas, sagen wir Ihnen konkret, welches Dokument.
- Eigentümerliste und Einheiten mit Miteigentumsanteilen und Flächen
- Zuletzt beschlossene Jahresabrechnung für Verteilerschlüssel und Salden
- Aktueller Wirtschaftsplan mit Hausgeld und Rücklagenzuführung
- Kontoverbindungen von Hausgeld- und Rücklagenkonto
- SEPA-Lastschriftmandate der Eigentümer
- Messdienstleister und die letzte Heizkostenabrechnung
- Beschlüsse zu Sonderumlagen und Rücklagenentnahmen
- EBICS-Zugang als T-User mit reinem Lese- und Übermittlungsrecht
Liegt ein Wirtschaftsjahr schon zurück und wurde nie abgerechnet? Dann können Sie die Jahresabrechnung als Einzelauftrag erstellen lassen – auch ohne laufende Buchhaltung. Der Preis beginnt bei 5,90 € netto je Einheit und Monat des abgerechneten Jahres und wird vorab vereinbart, bezahlt wird nach Abnahme.
Datensicherheit & Vertraulichkeit
Sicherheit für die Daten Ihrer Eigentümer
Eigentümerlisten, Hausgeldkonten und Beschlüsse sind vertrauliche Daten. Alle Schutzmaßnahmen im Überblick finden Sie im Abschnitt Datensicherheit auf der Startseite.
Datenhaltung in der EU
Alle Dienste, die Ihre Daten verarbeiten, laufen in Rechenzentren innerhalb der EU; die verschlüsselte Datensicherung liegt in Nürnberg. Die Auftragsverarbeitung regelt ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO als Teil unseres Vertrags.
Konten der Gemeinschaft
Hausgeld- und Rücklagenkonto bleiben Konten der Gemeinschaft. Unser EBICS-Zugang darf nur lesen und Aufträge übermitteln; jede Zahlung geben Sie frei.
Daten bei Vertragsende
Endet der Vertrag, erhalten Sie die Buchhaltungsdaten in einem gängigen elektronischen Format. Die Abrechnung für das letzte volle Jahr erstellen wir noch.
Häufige Fragen
Antworten zur WEG-Buchhaltung
Stand: 2. Oktober 2026
Mehr im Ratgeber: 7 häufige Fehler in der WEG-Jahresabrechnung · Unterschied zwischen SEV und WEG-Verwaltung
Die Eigentümerversammlung, aber nicht mehr über die Abrechnung als Ganzes: Nach § 28 Abs. 2 WEG beschließt sie über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Die Jahresabrechnung ist die Grundlage dafür. Wir erstellen Gesamt- und Einzelabrechnungen und den Vermögensbericht; Einladung und Beschlussfassung bleiben bei Ihnen als Verwaltung.
Wir erstellen sie im Folgejahr für jedes Wirtschaftsjahr, das vollständig in der Vertragslaufzeit liegt. Voraussetzung ist, dass die Versorgerabrechnungen bis 30. Januar und die fertige Heizkostenabrechnung bis 30. März vorliegen. Verzögert sich eine Zulieferung, verschiebt sich die Erstellung entsprechend. Den Versammlungstermin stimmen Sie am besten mit diesem Ablauf ab.
Ja. Die Konten bleiben Konten der Gemeinschaft, verfügen können nur Sie als Verwaltung. Wir übermitteln Zahlungsaufträge per EBICS, ausgeführt wird erst nach Ihrer Freigabe.
Nein. Die WEG-Buchhaltung führen wir in unserem eigenen Impower-System. Ihre Software für Eigentümerkommunikation, Versammlungen und Vorgänge bleibt, wie sie ist. Wie das zusammenspielt, erklärt der Ratgeber Buchhaltung auslagern ohne Softwarewechsel.
Wir bereiten die heizkostenrelevanten Kosten für Ihren Messdienstleister auf, etwa ista oder Techem; Sie stellen die Daten dort ein. Die fertige Heizkostenabrechnung übernehmen wir in die Gesamtabrechnung und in jede Einzelabrechnung.
Die laufende Buchhaltung beginnt bei uns immer am 1. Januar. Übernehmen Sie eine Gemeinschaft unterjährig, können wir das laufende Jahr gesondert nachbuchen und abrechnen; das wird separat vereinbart und vergütet. Für ein abgelaufenes, nie abgerechnetes Jahr beschreibt der Ratgeber Abrechnungsrückstand aufholen das Vorgehen.
Er beginnt am 1. Januar und umfasst volle Kalenderjahre, mindestens eines. Ohne Kündigung verlängert er sich um jeweils ein Jahr; kündigen können beide Seiten bis 30. Juni zum Jahresende. Die Jahresabrechnung für das letzte volle Jahr erstellen wir auch nach Vertragsende.
5,90 € netto je Einheit und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Für eine Gemeinschaft mit 24 Einheiten sind das 141,60 € netto im Monat oder 1.699,20 € im Jahr – Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan eingeschlossen. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht.
Ihr Ansprechpartner
Aus der Praxis der WEG-Verwaltung
Luis Beisheim
Seit 10 Jahren bin ich in der Immobilien- und Bankenwirtschaft tätig und verantworte außerdem operativ ein eigenständiges, von der Beisheim Immobilienservice GmbH getrenntes Immobilienunternehmen mit 90 Mitarbeitern – von der WEG- und Mietverwaltung bis hin zu angeschlossenen Handwerksdienstleistungen.
Versammlungen, Wirtschaftspläne und Rücklagenbeschlüsse kenne ich aus der täglichen Arbeit. Fragen zu Ihren Gemeinschaften klären Sie direkt mit mir.
Weitere Verwaltungsarten
Miete und SEV zum selben Preis
Neben Eigentümergemeinschaften führen wir im Rahmen unserer Buchhaltung für Hausverwaltungen auch Mietobjekte und Sondereigentum – zum selben Preis je Einheit.
Mietbuchhaltung →
Mietkonten, Kautionen und die Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB.
SEV-Buchhaltung →
Vermietete Eigentumswohnungen: Hausgeld an die WEG und eine eigene Abrechnung für den Mieter.
Preisrechner →
Rechnen Sie aus, was die Buchhaltung Ihres gesamten Bestands im Monat kostet.
Kontakt
Sprechen wir über Ihre Gemeinschaften.
Kostenfreies Erstgespräch: Nennen Sie uns Ihre Gemeinschaften und die Zahl der Einheiten. Wir besprechen, was für einen Start am nächsten 1. Januar vorliegen sollte.