Abrechnungsrückstand aufholen: das abgelaufene Wirtschaftsjahr nachbuchen lassen

Das Wirtschaftsjahr ist abgeschlossen, die Belege liegen im Ordner – und die Abrechnung wurde nie erstellt. In vielen Verwaltungen ist das kein Einzelfall, sondern ein Stapel: offene Hausgeldabrechnungen aus dem Vorjahr, dazu Betriebskostenabrechnungen für die vermieteten Einheiten. Dieser Beitrag beschreibt, was in dieser Lage gilt und wie ein abgelaufenes Wirtschaftsjahr operativ nachgebucht wird. Es geht dabei ausdrücklich nicht um fehlerhafte Abrechnungen, sondern um Abrechnungen, die es noch gar nicht gibt.

Zwei Abrechnungen, zwei völlig verschiedene Uhren

Wer gemischte Bestände verwaltet, hat bei einem Rückstand nicht ein Problem, sondern zwei – und sie folgen unterschiedlichen Regeln. Die WEG-Jahresabrechnung richtet sich an die Wohnungseigentümer und steht in § 28 WEG. Die Betriebskostenabrechnung richtet sich an Mieter und steht in § 556 BGB. Beide Rechenwerke haben denselben Ausgangsstoff, aber völlig verschiedene Konsequenzen bei Verzögerung.

Für die Praxis heißt das: ein harter Termin und ein weicher. Der harte kommt zuerst – und er ist der einzige, bei dem allein der Kalender einen Anspruch vernichtet. Dass auch das Warten auf der WEG-Seite Geld kostet, nur langsamer, steht weiter unten.

Der harte Termin: es zählt der Zugang, nicht der Versand

Auf der Mietseite läuft eine Ausschlussfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugegangen sein. Rechtzeitige Absendung genügt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht (Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08), und die Beweislast für den Zugang trägt der Vermieter. Wie diese Frist im Einzelnen läuft, was umlagefähig ist und welcher Verteilerschlüssel gilt, behandeln wir im Beitrag zur Betriebskostenabrechnung. Hier geht es um den Fall danach: Der Zeitraum ist abgelaufen, und gebucht ist noch nichts.

Was nach Fristablauf noch gilt – und was nicht

Hier hält sich ein hartnäckiger Irrtum: Nach Fristablauf sei die Sache erledigt, abgerechnet werden müsse dann gar nicht mehr. Das Gegenteil trifft zu. § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB schließt allein die Nachforderung aus. Die Abrechnungspflicht selbst besteht fort (BGH, Urteil vom 7. Juli 2021, VIII ZR 52/20), und ein Guthaben zugunsten des Mieters muss auch aus einer verspäteten Abrechnung ausgezahlt werden.

Das Gesetz lässt allerdings eine Ausnahme: Die Nachforderung bleibt möglich, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Darauf einrichten sollte man sich nicht – die Gerichte legen den Maßstab eng an, und darlegen muss es der Vermieter. Ein interner Rückstand, etwa durch Personalausfall oder Überlastung, trägt diese Ausnahme nach der Rechtsprechung nicht.

Wirtschaftlich ist das die ungünstigste denkbare Konstellation: Die Arbeit fällt vollständig an, aber sie wirkt in aller Regel nur noch in eine Richtung. Wer nachrechnet und ein Guthaben ermittelt, zahlt aus. Wer nachrechnet und eine Nachzahlung ermittelt, bekommt sie meist nicht mehr.

Ebenso wichtig ist die zweite Hälfte der Regel: Die Frist wird nur durch eine formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt (BGH, Urteil vom 9. April 2008, VIII ZR 84/07). Eine hastig zusammengestellte Zahlenkolonne, die den Verteilerschlüssel nicht erkennen lässt, wahrt die Frist nicht – auch wenn sie am 30. Dezember im Briefkasten liegt. Inhaltliche Rechenfehler lassen sich später korrigieren, formelle Mängel nicht. Nachholen heißt deshalb sauber nachholen, nicht schnell nachholen.

Und Nichtstun kostet spätestens nach zwölf Monaten: Ist die Abrechnungsfrist für einen zurückliegenden Zeitraum abgelaufen, ohne dass abgerechnet wurde, kann der Mieter im laufenden Mietverhältnis die weiteren Vorauszahlungen nach § 273 BGB zurückbehalten – der Bundesgerichtshof hat das in derselben Entscheidung bestätigt. Der Liquiditätsabfluss setzt also ein, bevor über die Nachforderung überhaupt gestritten wird.

Der Irrtum, der vermietende Eigentümer am teuersten zu stehen kommt

Besonders häufig ist die Annahme, die mietrechtliche Frist verlängere sich, solange die WEG-Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Sie tut es nicht. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen muss, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch aussteht (Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Der WEG-Verwalter ist insoweit nicht Erfüllungsgehilfe des vermietenden Eigentümers – was diesen aber gerade nicht entlastet, sondern ihm abverlangt, die Unterlagen rechtzeitig einzufordern und notfalls auf Basis eigener Zahlen abzurechnen.

Für Bestände in der Sondereigentumsverwaltung ist das der zentrale Punkt: Die mietrechtliche Uhr läuft unabhängig von der WEG-Uhr weiter. Wer beide Ebenen verwaltet, kann sich nicht auf die eine berufen, um die andere zu erklären. Warum das zwei getrennte Rechenwerke sind, erläutern wir unter SEV oder WEG.

Der weiche Termin: das WEG kennt keine Ausschlussfrist

Im Wohnungseigentumsrecht ist die Lage grundlegend anders. § 28 Abs. 2 WEG bestimmt lediglich, dass die Eigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse beschließen und der Verwalter zu diesem Zweck die Jahresabrechnung aufzustellen hat. Eine Frist nennt das Gesetz nicht – und erst recht keine Ausschlussfrist. Die vielzitierten drei bis sechs Monate sind Praxis, nicht Gesetz; verbindlich werden sie erst, wenn der Verwaltervertrag oder die Teilungserklärung sie festschreibt. Die Aufstellungspflicht selbst folgt aus § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG; durchsetzen kann sie jeder Eigentümer über seinen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 Abs. 2 WEG. Geschuldet bleibt sie, solange die Abrechnung nicht erstellt ist.

Eine zweite Neuerung wird bis heute oft falsch wiedergegeben. Seit dem 1. Dezember 2020 wird die Jahresabrechnung nicht mehr genehmigt. Beschlossen werden nur noch die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse – die sogenannte Abrechnungsspitze; die Abrechnung selbst ist nur noch deren Rechengrundlage (bestätigt durch BGH, Urteil vom 19. Juli 2024, V ZR 102/23). Der Bundesgerichtshof hat daran anknüpfend entschieden, dass Fehler der zugrundeliegenden Jahresabrechnung nur dann zur Ungültigerklärung des Beschlusses führen, wenn sie sich auf die Abrechnungsspitze auswirken (Urteil vom 11. April 2025, V ZR 96/24).

Für ein nachgeholtes Jahr ist das die gute Nachricht: Die Angst, eine spät erstellte Abrechnung sei besonders anfällig, trifft in dieser Form nicht zu. Maßgeblich ist, dass die Zahlen tragen, auf denen der Nachschussbeschluss beruht.

Mitgedacht werden muss dabei der Vermögensbericht. § 28 Abs. 4 WEG verpflichtet den Verwalter, nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen. Die Pflicht knüpft allein an den Ablauf des Jahres an – sie besteht für ein nachzuholendes Jahr also unverändert fort. Anders als die Nachschüsse wird der Vermögensbericht nicht beschlossen, sondern zur Verfügung gestellt. Wer nur die Abrechnungszahlen nachbucht und den Vermögensbericht vergisst, hat das Jahr nicht vollständig aufgearbeitet.

Warum ein Abrechnungsrückstand auch ohne Frist Geld kostet

Dass es im WEG-Recht keine Ausschlussfrist gibt, heißt nicht, dass Zeit folgenlos verstreicht. Zwei Effekte wirken im Hintergrund.

Die Vorschüsse verjähren unabhängig von der Abrechnung. Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan und die Abrechnungsspitze aus der Jahresabrechnung sind zwei getrennte Forderungen mit getrennten Verjährungsläufen; der Beschluss über die Jahresabrechnung lässt die Verjährung der bereits geschuldeten Vorschüsse nicht neu beginnen (BGH, Urteil vom 1. Juni 2012, V ZR 171/11). Es gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren; sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gemeinschaft von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis hatte (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB) – bei beschlossenen Vorschüssen also regelmäßig mit Ablauf des Fälligkeitsjahres. Offene Hausgeldrückstände laufen also weiter aus der Zeit – und ein späterer Nachschussbeschluss holt sie nicht zurück.

Die Last wandert zum Käufer. Für die Abrechnungsspitze haftet gegenüber der Gemeinschaft derjenige, der im Zeitpunkt der Beschlussfassung als Eigentümer eingetragen ist (BGH, Urteil vom 2. Dezember 2011, V ZR 113/11). Je später ein Jahr beschlossen wird, desto wahrscheinlicher trifft die Nachzahlung jemanden, der die Kosten nie verursacht hat. Genau daraus entsteht der Streit, den verspätete Abrechnungen so zuverlässig auslösen.

So wird ein abgelaufenes Wirtschaftsjahr nachgebucht

Ein Jahr nachzubuchen ist kein verkleinertes Tagesgeschäft, sondern ein eigener Ablauf. Er unterscheidet sich von der laufenden Buchhaltung vor allem darin, dass nichts mehr im Fluss beobachtet werden kann: Alle Vorgänge liegen bereits abgeschlossen vor und müssen aus Unterlagen rekonstruiert werden.

Schritt 1: Unterlagen zusammenstellen

Der Zustand der Unterlagen bestimmt den gesamten Aufwand – stärker als die Zahl der Einheiten. Benötigt werden:

• Bankumsätze als Datei, bevorzugt im Format CAMT.053, ersatzweise CAMT.052, mindestens als CSV-Export. Reine PDF-Auszüge genügen nicht, weil sie sich nicht maschinell gegen die Buchungen abgleichen lassen – und genau dieser Abgleich ist bei einem abgelaufenen Jahr die Hauptarbeit.
• Eingangsrechnungen und Dauerverträge: Versorger, Versicherungen, Hausmeister, Wartung, Aufzüge, Grundsteuer- und Abgabenbescheide.
• Verbrauchsdaten und Zählerstände zum Jahresanfang und Jahresende.
• Die Heizkostenabrechnung des Abrechnungsdienstes für das betreffende Jahr.
• Wirtschaftsplan, Beschlusssammlung und Teilungserklärung – letztere legt die Verteilerschlüssel fest, ohne die keine Einzelabrechnung entstehen kann.
• Eigentümer- und Mieterwechsel mit Datum, einschließlich der vereinbarten Abgrenzungen.
• Die Salden zum Jahresbeginn, im Regelfall aus der Abrechnung des Vorjahres.

Fehlt etwas davon, ist das kein Ausschlussgrund, sondern eine Beschaffungsaufgabe – sie gehört aber an den Anfang, nicht in die Mitte.

Schritt 2: Eröffnungssalden setzen und die Saldenprobe bestehen

Bevor irgendeine Kostenposition verteilt wird, muss das Jahr rechnerisch geschlossen sein: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss exakt dem Endbestand entsprechen, und dieser muss dem Kontoauszug zum 31. Dezember entsprechen. Solange diese Probe nicht aufgeht, ist jede weitere Verteilung wertlos. Die Erhaltungsrücklage wird dabei getrennt geführt und ihre Entwicklung über das Jahr fortgeschrieben. Warum diese Probe der wichtigste Kontrollpunkt überhaupt ist, zeigen wir im Beitrag zu den häufigsten Fehlern in der Jahresabrechnung.

Schritt 3: Zulieferungen Dritter nachziehen

Heizkostenabrechner, Versorger und Behörden liefern in eigener Taktung. Bei einem Rückstand ist das der Engpass, der sich am wenigsten beschleunigen lässt – und deshalb derjenige, der zuerst angestoßen werden muss. Wer erst nach vollständiger Kontierung merkt, dass eine Jahresabrechnung des Heizkostendienstes fehlt, verliert Wochen.

Schritt 4: Abrechnung und Vermögensbericht erstellen

Auf WEG-Seite entstehen die Gesamt- und Einzelabrechnungen mit der Darstellung von Einnahmen und Ausgaben, die Entwicklung der Erhaltungsrücklage und der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Auf Mietseite entsteht für jede vermietete Einheit eine eigene Betriebskostenabrechnung, die vier Bestandteile enthalten muss: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Maßstab der Verständlichkeit ist dabei der durchschnittlich gebildete, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulte Mieter (BGH, Urteil vom 19. November 2008, VIII ZR 295/07).

Schritt 5: Beschluss nachholen, Versand nachweisen

Die WEG-Seite endet mit dem Beschluss über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse in der nächsten Eigentümerversammlung; der Vermögensbericht wird daneben zur Verfügung gestellt. Die Mietseite endet mit dem nachweisbaren Zugang beim Mieter – wegen der Beweislast ist die Dokumentation des Versands hier kein Formalismus, sondern der Abschluss des Vorgangs.

Mehrere offene Jahre: die Reihenfolge ist nicht beliebig

Sind zwei oder drei Jahre offen, wird streng chronologisch gearbeitet, vom ältesten Jahr an. Der Grund ist rechnerisch zwingend: Der Endbestand eines Jahres ist der Anfangsbestand des folgenden. Wer mit dem jüngsten Jahr beginnt, weil es am dringendsten wirkt, arbeitet ohne belastbare Eröffnungssalden und muss zweimal ran.

Jedes Wirtschaftsjahr bleibt dabei ein eigener Vorgang mit eigener Abrechnung und eigenem Beschluss. Zusammenfassen lassen sich mehrere Jahre nicht.

Für ein bereits abgelaufenes Jahr nachträglich noch einen Wirtschaftsplan aufzustellen, bringt nichts: Seine Aufgabe – die Vorschüsse für ein Jahr festzulegen, das noch bevorsteht – kann er rückwirkend nicht mehr erfüllen. Der saubere Weg führt über den Nachschussbeschluss für das abgelaufene Jahr und einen nach vorn gerichteten Wirtschaftsplan für das kommende Jahr, dessen Ansätze sich nun endlich auf belastbare Ist-Zahlen stützen können. Genau das ist der Gewinn des Nachbuchens: Nach dem Rückstand steht die Planung wieder auf realen Werten.

Was den Aufwand bestimmt – und wie sich der Preis bildet

Eine rückwirkende Abrechnung hat keinen Listenpreis, und das hat einen sachlichen Grund: Nicht die Größe des Objekts bestimmt die Arbeit, sondern der Zustand der Unterlagen. Zwei Objekte mit je 40 Einheiten können sich im Aufwand um ein Vielfaches unterscheiden, wenn bei einem die Bankumsätze als Datei vorliegen und bei dem anderen als Papierstapel.

Den Aufwand treiben vor allem fünf Größen: die Zahl der Einheiten, die Zahl der nachzuholenden Wirtschaftsjahre, die Vollständigkeit der Unterlagen, die Zahl der Eigentümer- und Mieterwechsel im Zeitraum und die Frage, ob die Heizkostenabrechnung bereits vorliegt.

Wir vereinbaren den Preis individuell, rechnen ihn aber immer nach derselben Formel: je Einheit und Monat, hochgerechnet auf die zwölf Monate des Wirtschaftsjahres und die Zahl der nachzuholenden Jahre. Alternativ ist ein Festpreis je Wirtschaftsjahr möglich. Der rückwirkende Auftrag ist ein Einmalauftrag und läuft getrennt von der laufenden Buchhaltung – der dort geltende Monatspreis je Einheit ist auf ein abgelaufenes Jahr nicht übertragbar, weil die Arbeit eine andere ist.

Zwei Punkte sagen wir vorab und offen, weil sie die Zusammenarbeit prägen: Die Heizkostenabrechnung für das nachzuholende Jahr stellt der Auftraggeber bei – wir treten nicht in den Verkehr mit dem Abrechnungsdienst ein. Und wir geben keine Fertigstellungstermine ab, solange die Unterlagen nicht vollständig vorliegen. Ein Termin, der von Zulieferungen Dritter abhängt, wäre eine Zusage, die niemand halten kann.

Wann sich das Abgeben lohnt – und wann nicht

Sinnvoll ist die Auslagerung eines Rückstands vor allem dann, wenn mehrere Jahre offen sind, wenn dieselben Mitarbeiter das laufende Geschäft tragen müssen und deshalb nie zum Aufholen kommen, wenn ein Personalausfall die Lücke gerissen hat, oder wenn ein Bestand mit bestehendem Rückstand übernommen wurde. In all diesen Fällen ist das Kernproblem nicht Kompetenz, sondern gleichzeitige Verfügbarkeit – der Rückstand konkurriert mit dem Tagesgeschäft, und das Tagesgeschäft gewinnt immer.

Weniger sinnvoll ist es bei einem einzelnen, fast fertigen Objekt: Der Übergabeaufwand übersteigt dann den Restaufwand. Und wenn Belege und Kontoauszüge nicht auffindbar sind, steht zuerst die Beschaffung an – kein Dienstleister kann ein Jahr aus Unterlagen rekonstruieren, die es nicht gibt.

Fazit

Ein Abrechnungsrückstand ist zwei Probleme in einem. Auf der Mietseite läuft eine harte Frist, nach deren Ablauf die Nachforderung in aller Regel verloren ist, während die Abrechnungspflicht und die Auszahlung von Guthaben bestehen bleiben. Auf der WEG-Seite gibt es keine Ausschlussfrist – dafür verjähren die alten Vorschüsse unabhängig weiter, und die Nachzahlung trifft mit jedem Jahr wahrscheinlicher einen Käufer statt den Verursacher. Beides spricht dafür, den Stapel nicht liegen zu lassen.

Wir buchen abgelaufene Wirtschaftsjahre vollständig nach und erstellen die Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen daraus – bundesweit, unabhängig von Ihrer Software und ohne dass Sie dafür die laufende Buchhaltung abgeben müssen. Erstgespräch vereinbaren.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen zur Rechtslage wieder (Stand: 3. September 2026) und richtet sich an die Allgemeinheit. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall und stellt keine solche dar. Die Beisheim Immobilienservice GmbH ist ein Buchhaltungsdienstleister und weder Steuerberatungs- noch Rechtsanwaltsgesellschaft; Rechtsberatung und steuerliche Beratung sind nicht Gegenstand ihrer Leistungen. Für die Bewertung eines konkreten Falls wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt, in steuerlichen Fragen an einen Steuerberater. Rechtsprechung und Gesetzeslage ändern sich; das Wohnungseigentumsgesetz gilt in der seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Fassung.