Mietbuchhaltung. Vollständig ausgelagert.
Externe Buchhaltung für Ihre Mietobjekte: Mietkonten, Sollstellung, Kautionen und die Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB. Sie liefern die Belege, wir buchen in unserem System.
Warum auslagern
Wo Mietbuchhaltung Zeit kostet
Mietbuchhaltung besteht aus vielen kleinen Bewegungen je Mietverhältnis. Fehler zeigen sich oft erst in der Nebenkostenabrechnung – und die hat eine gesetzliche Frist.
Fristen, die nicht warten
Kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät beim Mieter an, ist eine Nachforderung in der Regel verloren. Der Verlust trifft den Vermieter, unabhängig davon, wie hoch die Kosten wirklich waren.
Viele kleine Änderungen
Mieterwechsel, Staffel- und Indexmieten, neue Vorauszahlungen: Jede Änderung muss im richtigen Monat in der Sollstellung stehen, sonst stimmen Mietkonto und Abrechnung nicht.
Kein Personalrisiko mehr
Kein Recruiting, keine Urlaubsvertretung, kein Ausfall durch Krankheit. Wir sind als eingespieltes Team Ihre Buchhaltung – unabhängig von einzelnen Personen.
Leistungen
Mietbuchhaltung als Buchhaltungsservice: das ist enthalten
Als Dienstleister für Ihre Mietbuchhaltung decken wir mit dem Preis je Einheit sechs Bausteine ab – Objektbuchhaltung für Mietshäuser und Wohnungsbestände.
Mietkonten & Sollstellung
Für jedes Mietverhältnis führen wir ein Mietkonto mit Nettokaltmiete und Betriebskostenvorauszahlung im Soll. Eingänge ordnen wir laufend zu, Differenzen fallen sofort auf.
Staffel- und Indexmieten
Vereinbarte Staffeln stellen wir zum vereinbarten Monat um, Indexanpassungen ab dem Monat, den Ihre Erklärung an den Mieter nennt.
Kautionen getrennt buchen
Mietsicherheiten buchen wir je Mietverhältnis getrennt von Miete und Betriebskosten und stimmen sie mit dem Kautionskonto ab. Angelegt werden muss die Kaution nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters.
Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB
Abrechnung je Mieter mit Vorauszahlungsabgleich und Nachzahlung oder Erstattung, nach dem im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel.
Vorauszahlungen anpassen
Die Abrechnung zeigt je Mieter, ob die Vorauszahlung zu den Kosten passt. Erklären Sie danach eine Anpassung nach § 560 Abs. 4 BGB, übernehmen wir den neuen Betrag ins Soll.
Mahnwesen & offene Posten
Offene-Posten-Liste je Objekt und Mieter. Zahlungserinnerung und erste Mahnung bereiten wir als Schreiben vor, die Zustellung an den Mieter liegt bei Ihnen.
Übernahme Ihres Mietbestands
So wechselt die Mietbuchhaltung zu uns
Wir übernehmen Mietobjekte zum 1. Januar und führen sie in vollen Kalenderjahren. Damit liegt der Zeitraum, den wir später abrechnen, von Beginn an in unserer Buchhaltung.
Erstgespräch
Sie nennen uns Objekte, Mieteinheiten und Ihre bisherige Software. Wir sehen uns an, wie Mietkonten und Kautionen bislang geführt werden.
Kostenfrei & unverbindlichMietverhältnisse übernehmen
Mieterliste, Mietverträge, Sollmieten, Vorauszahlungen und Umlageschlüssel übernehmen wir in unser System, dazu Kautionsstände und offene Posten zum Stichtag.
Einrichtung ohne KostenBuchen und abrechnen
Mieteingänge buchen wir laufend, Rechnungen geben Sie in unserer Belegfreigabe frei. Die Betriebskostenabrechnung erstellen wir im Folgejahr, sobald Versorgerabrechnungen (bis 30. Januar) und Heizkostenabrechnung (bis 30. März) vorliegen.
Freigabe bleibt bei IhnenUnterlagen für den Start
Was wir für die Übernahme Ihrer Mietobjekte brauchen
Die Liste deckt die üblichen Fälle ab. Was davon bei Ihnen fehlt, klären wir im Erstgespräch.
- Mieterliste mit Einheit, Mietbeginn und Kontaktdaten
- Mietverträge mit der Vereinbarung zu Betriebskosten und Umlageschlüssel
- Sollmieten: Nettokaltmiete, Vorauszahlungen, Staffel- oder Indexvereinbarung
- Kautionen mit Stand und Kautionskonto
- Offene Posten der Mieter zum Übernahmestichtag
- Letzte Betriebskostenabrechnung je Objekt
- SEPA-Mandate, falls Mieten eingezogen werden
- EBICS-Zugang für die Mietkonten (T-User ohne Zahlungsfreigabe)
Ist die Abrechnung eines abgelaufenen Jahres noch offen, können Sie die Betriebskostenabrechnung als Einzelauftrag erstellen lassen. Bezahlt wird nach Abnahme; die Frist des § 556 Abs. 3 BGB läuft davon unabhängig weiter.
Datensicherheit & Vertraulichkeit
Mieterdaten vertraulich behandelt
Mietverträge, Bankverbindungen und Zahlungsstände Ihrer Mieter sind personenbezogene Daten. Wie wir sie schützen, steht ausführlich im Überblick zu Datenschutz und Datensicherheit.
Datenhaltung in der EU
Alle Dienste, die Ihre Daten verarbeiten, laufen in Rechenzentren innerhalb der EU; die verschlüsselte Datensicherung liegt in Nürnberg. Die Auftragsverarbeitung regelt ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO als Teil unseres Vertrags.
Verschlüsselte Übertragung
Belege und gesamte Kommunikation laufen ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (TLS/HTTPS). Kein unverschlüsselter Datenversand.
Auszahlungen nur mit Freigabe
Erstattungen aus der Abrechnung, Kautionsrückzahlungen und Handwerkerrechnungen übermitteln wir per EBICS. Ausgeführt wird nur, was Sie in Ihrem Banking bestätigen.
Häufige Fragen
Antworten zur Mietbuchhaltung
Stand: 2. Oktober 2026
Mehr im Ratgeber: Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB – Fristen & Fallstricke
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Fehlende Unterlagen melden wir Ihnen deshalb früh. Ist ein Zeitraum schon abgelaufen und noch nichts gebucht, hilft der Ratgeber abgelaufenes Wirtschaftsjahr nachbuchen.
Nach dem, was im Mietvertrag vereinbart ist. Fehlt eine Vereinbarung, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB der Anteil der Wohnfläche; Kosten, die von erfasstem Verbrauch abhängen, werden nach einem verbrauchsabhängigen Maßstab verteilt. Für vermietete Eigentumswohnungen gilt eine eigene Regel, siehe SEV-Buchhaltung.
Jede Kaution buchen wir je Mietverhältnis getrennt und stimmen sie mit dem Kautionskonto ab. Erträge der Anlage stehen nach § 551 Abs. 3 BGB dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit; auch das bilden wir ab. Über Einbehalt oder Rückzahlung bei Auszug entscheiden Sie.
Die Abrechnung zeigt je Mieter, wie Vorauszahlungen und tatsächliche Kosten zueinander stehen. Nach § 560 Abs. 4 BGB kann danach jede Seite in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe erklären. Den neuen Betrag stellen wir ab dem genannten Monat ins Soll.
Immer Sie. Wir bereiten Zahlungsaufträge per EBICS vor, etwa für Erstattungen an Mieter oder Rechnungen von Handwerkern. Ohne Ihre Freigabe verlässt kein Euro das Konto.
Nein. Die Mietbuchhaltung läuft in unserem Impower-System; Ihre Verwaltungssoftware für Mieterkommunikation und Vorgänge behalten Sie. Rechnungen erreichen uns über die Belegfreigabe.
Zum 1. Januar. Der Vertrag umfasst volle Kalenderjahre, mindestens eines, und verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn ihn keine Seite bis 30. Juni zum Jahresende kündigt. Die Vorbereitung beginnt nach dem Erstgespräch und kostet nichts.
Je Einheit und Monat 5,90 € netto zuzüglich Umsatzsteuer. Ein Haus mit 12 Wohnungen kostet damit 70,80 € netto im Monat oder 849,60 € im Jahr, die Betriebskostenabrechnung eingeschlossen. Ein Einrichtungsentgelt fällt nicht an.
Ihr Ansprechpartner
Mietverwaltung aus eigener Praxis
Luis Beisheim
Seit 10 Jahren bin ich in der Immobilien- und Bankenwirtschaft tätig und verantworte außerdem operativ ein eigenständiges, von der Beisheim Immobilienservice GmbH getrenntes Immobilienunternehmen mit 90 Mitarbeitern – von der WEG- und Mietverwaltung bis hin zu angeschlossenen Handwerksdienstleistungen.
Mieterwechsel, Kautionsabrechnungen und Rückfragen zur Nebenkostenabrechnung kenne ich aus dem Alltag einer Mietverwaltung. Ihre Fragen zur Mietbuchhaltung beantworte ich persönlich.
Weitere Verwaltungsarten
Auch für Eigentümergemeinschaften und SEV
Die Mietbuchhaltung ist ein Baustein unserer Buchhaltung für Hausverwaltungen. Eigentümergemeinschaften und vermietete Eigentumswohnungen rechnen wir zum gleichen Einheitspreis ab.
WEG-Buchhaltung →
Hausgeldkonten, Erhaltungsrücklage, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach § 28 WEG.
SEV-Buchhaltung →
Für einzelne Eigentümer: Hausgeld an die Gemeinschaft, Miete und Nebenkostenabrechnung je Wohnung.
Preise & Rechner →
Was kostet die Buchhaltung für Ihren ganzen Bestand? Der Rechner zeigt Monat und Jahr.
Kontakt
Sprechen wir über Ihren Bestand.
Erstgespräch ohne Kosten: Schildern Sie uns Ihre Objekte und Mieteinheiten. Für eine Übernahme zum nächsten 1. Januar klären wir, welche Unterlagen wir vorab brauchen.