Abrechnungsservice für Hausverwaltungen. Laufend oder als Einzelauftrag.
Jahresabrechnung und Betriebskostenabrechnung erstellen lassen – für WEG-, Miet- und SEV-Objekte. Laufend im Rahmen unserer Buchhaltung oder als Einzelauftrag für ein abgelaufenes Wirtschaftsjahr.
Ausgangslage
Wann Hausverwaltungen ihre Abrechnungen abgeben
Meist ist es einer von drei Anlässen.
Die Abrechnungssaison bindet das Team
Jedes Frühjahr stapeln sich Abrechnungen neben dem Tagesgeschäft. Wer dauerhaft entlasten will, gibt die Objektbuchhaltung ab; die Abrechnung ist dann im Monatspreis enthalten.
Weg 1: laufendEin Wirtschaftsjahr ist noch offen
Das Jahr ist vorbei, die Belege sind da, die Abrechnung fehlt, oft nach einem Personalausfall. Dieses Jahr buchen wir als Einzelauftrag nach.
Weg 2: EinzelauftragEin Bestand wurde übernommen
Nach einem Verwalterwechsel fehlt die letzte Abrechnung des Vorgängers. Das offene Jahr schließen wir als Einzelauftrag ab, ab dem 1. Januar kann die laufende Buchhaltung folgen.
Weg 2, danach Weg 1Leistungsumfang
Welche Abrechnungen wir für Sie erstellen
Wir erstellen die Abrechnungen, die Sie an Eigentümer und Mieter weitergeben. Versand, Eigentümerversammlung und Beschluss bleiben bei Ihnen als Verwaltung.
WEG-Jahresabrechnung (Hausgeldabrechnung)
Gesamtabrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben, Einzelabrechnung je Eigentümer mit Abrechnungsspitze und die Entwicklung der Erhaltungsrücklage. Mehr zur WEG-Buchhaltung
Wirtschaftsplan und Vermögensbericht
Den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG erstellen wir immer mit, im laufenden Vertrag wie beim Einzelauftrag. Den Wirtschaftsplan für das Folgejahr gibt es im laufenden Vertrag jedes Jahr, beim Einzelauftrag auf Wunsch aus den nachgebuchten Ist-Zahlen.
Betriebskostenabrechnung für Mietobjekte
Für jede vermietete Einheit eine eigene Abrechnung nach § 556 BGB mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen. Mehr zur Mietbuchhaltung
Betriebskostenabrechnung für SEV-Einheiten
Aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft leiten wir die Mieterabrechnung ab: nur umlagefähige Positionen, ergänzt um Kosten, die der Eigentümer direkt trägt, etwa die Grundsteuer. Mehr zur SEV-Buchhaltung
Heizkosten
Die Heizkostenabrechnung erstellt Ihr Messdienst; wir übernehmen sein Ergebnis in die Gesamtabrechnung.
Nachweis zu jeder Zahl
Jede Buchung ist mit ihrem Beleg verknüpft, die Konten sind zum 31. Dezember abgestimmt. Offene Punkte stehen auf einer Klärliste, bevor die Abrechnung entsteht.
Zwei Wege
Laufend oder als Einzelauftrag: die zwei Wege im Vergleich
Beide Wege führen zur selben Abrechnung. Sie unterscheiden sich darin, wer das Jahr bucht, was Sie liefern und wie abgerechnet wird.
Weg 1
Laufend, im Rahmen der Buchhaltung
- Für wen
- Verwaltungen, die ihre Objektbuchhaltung dauerhaft auslagern
- Zeitraum
- Jedes Wirtschaftsjahr, das vollständig in der Vertragslaufzeit liegt
- Preis
- 5,90 € netto je Einheit und Monat zzgl. USt., Abrechnung inklusive
- Laufzeit
- Beginn am 1. Januar, volle Kalenderjahre, Kündigung bis 30. Juni zum Jahresende
- Kontoumsätze
- Über die EBICS-Anbindung; Zahlungen geben Sie selbst frei
- Heizkosten
- Wir bereiten die Daten auf, Ihr Messdienst rechnet ab
- Einblick
- Belegfreigabe und Buchhaltungseinblick online
Weg 2
Einzelauftrag für ein abgelaufenes Jahr
- Für wen
- Verwaltungen, bei denen ein abgelaufenes Wirtschaftsjahr offen ist
- Zeitraum
- Ein oder mehrere abgelaufene Wirtschaftsjahre, je 1. Januar bis 31. Dezember
- Preis
- Ab 5,90 € netto je Einheit und Monat des Jahres, also ab 70,80 € je Einheit und Wirtschaftsjahr; zahlbar nach Abnahme
- Laufzeit
- Keine; der Auftrag endet mit der Abnahme, ohne Anzahlung vorab
- Kontoumsätze
- Sie liefern sie als Datei (CAMT oder CSV)
- Heizkosten
- Sie liefern die fertige Heizkostenabrechnung mit
- Einblick
- Übergabe der Ergebnisse als Dateien, ohne Portalzugang
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Hausverwaltungen.
Weg 1 · Laufend
Abrechnung im Rahmen der laufenden Buchhaltung
Buchen wir das Jahr selbst, ist die Abrechnung kein eigenes Projekt mehr, sondern sein Abschluss.
Was wir machen
- Alle Belege laufend kontieren und buchen, in unserem eigenen System
- Zahlungen vorbereiten, die Sie per EBICS freigeben
- Versorgerabrechnungen abgrenzen und die Heizkostendaten aufbereiten
- Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan (WEG) bzw. Betriebskostenabrechnung (Miete, SEV)
Was Sie liefern
- Zum Start Objekt-, Einheiten- und Personendaten, den aktuellen Wirtschaftsplan und die zuletzt beschlossene Abrechnung
- Laufend die Rechnungen, am einfachsten per E-Mail in die Belegfreigabe
- Die Versorgerabrechnungen bis 30. Januar des Folgejahres
- Die Heizkostendaten stellen Sie beim Messdienst ein; seine Abrechnung brauchen wir bis 30. März
So läuft es ab
- Erstgespräch und Angebot nach Einheiten
- Onboarding ohne Aufpreis: Stammdaten, Verteilerschlüssel, EBICS-Anbindung
- Ab 1. Januar laufende Buchhaltung; den Stand sehen Sie im Buchhaltungseinblick
- Im Folgejahr die Abrechnung, sobald Versorger- und Heizkostenabrechnung vorliegen. Verzögert sich eine Zulieferung, verschiebt sich die Abrechnung entsprechend.
Preis: 5,90 € netto je Einheit und Monat zzgl. USt., gleich für WEG, Miete und SEV. Keine Mindestgröße, kein Sockelbetrag. Alle Leistungen und den Preisrechner finden Sie auf der Seite Buchhaltung für Hausverwaltungen.
Weg 2 · Einzelauftrag
Rückwirkende Abrechnung als Einzelauftrag
Für ein bereits abgelaufenes Wirtschaftsjahr: Wir buchen es aus Ihren Unterlagen nach und erstellen daraus die Abrechnung, auch ohne laufende Buchhaltung bei uns.
Was wir machen
- Stammdaten anlegen und die Verteilerschlüssel aus der Vorjahresabrechnung übernehmen
- Alle Geschäftsvorfälle des Jahres nachbuchen, je Objekt und Einheit
- Bank, Personenkonten und Rücklagen zum 31. Dezember abstimmen; offene Punkte kommen auf eine Klärliste
- Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen und Vermögensbericht (WEG) bzw. Betriebskostenabrechnung erstellen, auf Wunsch den Wirtschaftsplan für das Folgejahr
- Ergebnisse und Datenbestand in einem gängigen Dateiformat übergeben
Was Sie liefern
- Kontoumsätze aller Objekt- und Rücklagenkonten als Datei: CAMT.053, ersatzweise CAMT.052, mindestens CSV. Reine PDF-Auszüge genügen nicht.
- Alle Belege des Jahres, auch Versorger- und Versicherungsrechnungen
- Vorjahresabrechnung, Wirtschaftsplan und die Beschlüsse des Jahres
- Die fertige Heizkostenabrechnung des Jahres
- Eigentümer- bzw. Mieterliste mit allen Wechseln, Einheiten mit Miteigentumsanteil und Fläche
So läuft es ab
- Erstgespräch: Objekte, Einheiten, Jahre, Zustand der Unterlagen
- Angebot innerhalb von zwei Werktagen nach dem Erstgespräch, danach der Vertrag
- Sie übergeben die Unterlagen vollständig; dann beginnen wir
- Nachbuchung und Abrechnung; Rückfragen klären wir direkt mit Ihnen
- Übergabe und Abnahme durch Sie innerhalb von zwei Wochen, erst dann die Rechnung
Einen Fertigstellungstermin sagen wir nicht zu: Der Aufwand hängt vom Zustand der Unterlagen ab, und wir beginnen, sobald alles vorliegt. Was rechtlich gilt, wenn ein Jahr offen ist, steht im Ratgeber Abrechnungsrückstand nachholen.
Rechtsrahmen
Was zu einer prüffähigen Abrechnung gehört
Prüffähig ist eine Abrechnung, wenn jeder Betrag zu Beleg und Kontoauszug zurückführt und die Bestände aufgehen: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Endbestand. Den Aufbau prägen drei Vorschriften.
§ 28 Abs. 2 WEG
Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse. Dafür stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf; sie enthält außerdem die Einnahmen und Ausgaben. Beschlossen wird also das Ergebnis, die Abrechnung ist seine Rechengrundlage.
Häufige Fehler in der Hausgeldabrechnung§ 556 Abs. 3 BGB
Über die Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Betriebskostenabrechnung: Frist und Schlüssel§ 556a Abs. 3 BGB
Ist Wohnungseigentum vermietet und im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Maßstab umgelegt, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt. Widerspricht er billigem Ermessen, gilt der gesetzliche Maßstab nach § 556a Abs. 1 BGB. Für SEV-Einheiten übernehmen wir deshalb die Schlüssel der Gemeinschaft, soweit Ihr Mietvertrag nichts anderes regelt.
Allgemeine Information zur Rechtslage, Stand 2. Oktober 2026; sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Datensicherheit & Vertraulichkeit
So schützen wir Ihre Abrechnungsdaten
Für eine Abrechnung brauchen wir Kontoumsätze, Belege und Daten von Eigentümern und Mietern. Entsprechend sorgfältig gehen wir damit um.
Datenhaltung in der EU
Alle Dienste, die Ihre Daten verarbeiten, laufen in Rechenzentren innerhalb der EU; die verschlüsselte Datensicherung liegt in Nürnberg. Die Auftragsverarbeitung regelt ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO als Teil unseres Vertrags.
Verschlüsselte Übertragung
Belege und gesamte Kommunikation laufen ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (TLS/HTTPS). Kein unverschlüsselter Datenversand.
Zahlungshoheit bei Ihnen
Im laufenden Vertrag bereiten wir Zahlungen nur vor; freigeben können ausschließlich Sie per EBICS. Beim Einzelauftrag haben wir keinen Zugang zu Ihren Konten, die Umsätze kommen als Datei von Ihnen.
Häufige Fragen
Fragen zum Abrechnungsservice
Stand: 2. Oktober 2026
Ja. Als Einzelauftrag buchen wir das Wirtschaftsjahr 2025 aus Ihren Unterlagen nach und erstellen daraus die Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen und Vermögensbericht bzw. die Betriebskostenabrechnung. Die laufende Buchhaltung müssen Sie dafür nicht abgeben. Auf Wunsch leiten wir aus den Ist-Zahlen auch den Wirtschaftsplan für das Folgejahr ab.
Ab 5,90 € netto je Einheit und Monat des abgerechneten Wirtschaftsjahres, für ein ganzes Jahr also ab 70,80 € je Einheit, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Darüber liegt der Preis bei sehr kleinen Objekten und wenn die Unterlagen lückenhaft sind. Den genauen Preis nennen wir im Angebot, das Sie innerhalb von zwei Werktagen nach dem Erstgespräch erhalten. Bezahlt wird vollständig nach der Abnahme; eine Anzahlung verlangen wir nicht.
Für den Einzelauftrag vor allem die Kontoumsätze als Datei (CAMT.053, ersatzweise CAMT.052, mindestens CSV; reine PDF-Auszüge genügen nicht), alle Belege, die Vorjahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Beschlüsse, die fertige Heizkostenabrechnung und die Eigentümer- bzw. Mieterliste mit allen Wechseln. Im laufenden Vertrag rufen wir die Umsätze per EBICS selbst ab.
Nein. Wir buchen in unserem eigenen System (Impower), Ihre Verwaltungssoftware bleibt unverändert. Die Ergebnisse erhalten Sie in einem gängigen Dateiformat. Mehr dazu im Ratgeber zur Buchhaltung ohne Softwarewechsel.
Ihr Messdienst, etwa ista oder Techem. Im laufenden Vertrag bereiten wir die heizkostenrelevanten Daten aus der Buchhaltung auf, Sie stellen sie beim Messdienst ein, und wir übernehmen dessen fertige Abrechnung in die Gesamtabrechnung. Beim Einzelauftrag liefern Sie die Heizkostenabrechnung fertig mit.
Nach § 556 Abs. 3 BGB ist sie dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Wir erstellen die Abrechnung, sobald die Unterlagen vollständig vorliegen; einen Fertigstellungstermin sagen wir nicht zu. Mehr dazu im Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung.
Die laufende Buchhaltung und für jedes vollständig umfasste Wirtschaftsjahr die Jahresabrechnung mit Wirtschaftsplan bzw. die Betriebskostenabrechnung, für 5,90 € netto je Einheit und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Der Vertrag beginnt am 1. Januar, läuft mindestens ein Kalenderjahr und verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn er nicht bis 30. Juni zum Jahresende gekündigt wird.
Ja. Offene Vorjahre schließen wir als Einzelauftrag ab, die laufende Buchhaltung beginnt zum 1. Januar. Jedes Wirtschaftsjahr bleibt ein eigener Vorgang. Wir arbeiten der Reihe nach, vom ältesten Jahr an, damit der Endbestand eines Jahres der Anfangsbestand des nächsten ist.
Ihr Ansprechpartner
Persönlich. Verbindlich. Erreichbar.
Luis Beisheim
Seit 10 Jahren bin ich in der Immobilien- und Bankenwirtschaft tätig und verantworte außerdem operativ ein eigenständiges, von der Beisheim Immobilienservice GmbH getrenntes Immobilienunternehmen mit 90 Mitarbeitern – von der WEG- und Mietverwaltung bis hin zu angeschlossenen Handwerksdienstleistungen.
Ich kenne die Abläufe, die Herausforderungen und die Anforderungen einer professionellen Hausverwaltung aus der täglichen Praxis – nicht aus dem Lehrbuch.
Mehr dazu
Weiterlesen
Abrechnungsrückstand nachholen →
Welche Fristen gelten, wenn ein Wirtschaftsjahr offen ist, und wie es nachgebucht wird.
Hausgeldabrechnung: häufige Fehler →
Woran WEG-Jahresabrechnungen scheitern und wie sich Fehler vorher finden lassen.
Betriebskostenabrechnung →
Frist, umlagefähige Kosten und Verteilerschlüssel nach § 556 BGB.
Buchhaltung für Hausverwaltungen →
Die laufende Objektbuchhaltung für WEG, Miete und SEV mit Preisrechner und allen Leistungen.
Kontakt
Sprechen wir über Ihre Abrechnung.
Kostenfreies Erstgespräch. Nennen Sie uns Objekte, Einheiten und gegebenenfalls das offene Wirtschaftsjahr. Wir sagen Ihnen, welcher Weg passt und welche Unterlagen wir brauchen.