Fachkräftemangel in der Hausverwaltung: Was die Zahlen wirklich zeigen

Hausverwaltungen suchen Personal – und finden es nicht. Das ist kein Einzelfall, sondern laut dem VDIV-Branchenbarometer, der jährlichen Verbandsumfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland, ein bundesweites Muster, das die gesamte Organisation betrifft. In der Buchhaltung wiegt es besonders schwer: Hier treffen kaufmännisches Fachwissen, WEG- und Mietrecht sowie Systemkenntnis auf einen Arbeitsmarkt, der kaum spezialisierte Kräfte hergibt – eine eigene Vakanzquote für die Buchhaltung weist das Barometer allerdings nicht aus. Dieser Beitrag ordnet die aktuellen Zahlen ein, erklärt die Ursachen und zeigt, wie Verwaltungen darauf reagieren.

Die Zahlen im Überblick

Die folgenden Werte stammen aus mehreren Ausgaben des VDIV-Branchenbarometers, das der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) seit 2012 jährlich unter seinen Mitgliedsunternehmen erhebt. Jeder Punkt ist einzeln mit Ausgabejahr belegt.

• 62,1 % der Hausverwaltungen bezeichnen sich als überlastet. Das ist der aktuellste Wert aus dem VDIV-Branchenbarometer 2026 – nur 23,3 % der Teilnehmer sehen ihre Auslastung als ausgewogen.
• Mehr als jede zweite Verwaltung, die 2025 Personal gesucht hat, konnte nicht alle offenen Stellen besetzen. Auch diese Angabe stammt aus dem VDIV-Branchenbarometer 2026.
• 39 % der Verwaltungen hatten laut Branchenbarometer 2025 aktuell unbesetzte Stellen – im Schnitt fast drei Vakanzen je Unternehmen.
• Bei Verwaltungen mit mehr als 3.000 verwalteten Einheiten lag die Quote unbesetzter Stellen bei 73 %. Größere Verwaltungen sind laut demselben Barometer überdurchschnittlich stark betroffen.
• 70 % der Verwaltungen berichteten im Branchenbarometer 2025 von Überlastung, ein Drittel davon in starkem Ausmaß.
• Bereits im Branchenbarometer 2024 hatten 57,4 % der Verwaltungen offene Stellen – 42,1 % davon konnten sie nicht besetzen. Der Engpass ist damit kein neues Phänomen, sondern hat sich über mehrere Jahre verfestigt.

Diese Werte beziehen sich auf Vakanzen in Verwaltungsunternehmen insgesamt, nicht ausschließlich auf die Position Buchhaltung – eine separate, offiziell ausgewiesene Vakanzquote allein für Buchhalterinnen und Buchhalter veröffentlicht der VDIV nach unserer Recherche nicht. Dass gerade das Rechnungswesen zu den am schwersten zu besetzenden Bereichen zählt, legen jedoch sowohl die Größenabhängigkeit der Zahlen als auch die Struktur des Berufsbilds nahe, die im folgenden Abschnitt erklärt wird.

Warum der Beruf so schwer zu besetzen ist

Buchhaltung in der Hausverwaltung ist kein klassischer Buchhalter-Job. Wer Nebenkostenabrechnungen, WEG-Jahresabrechnungen oder Mietkonten führt, muss Buchungslogik und Immobilienrecht gleichzeitig beherrschen: Umlageschlüssel, Erhaltungsrücklagen, § 35a EStG, Betriebskostenverordnung, WEG-Reform 2020 – all das fließt direkt in die Buchführung ein. Ein Fehler in der Zuordnung ist kein Buchhaltungsfehler im engeren Sinn, sondern ein Rechtsproblem gegenüber Eigentümern oder Mietern.

Für diese Schnittstellenfunktion gibt es kaum eigenständige Ausbildungswege. Klassische Buchhalter-Ausbildungen vermitteln kein WEG- oder Mietrecht, immobilienwirtschaftliche Ausbildungen wiederum keine vertiefte Buchhaltungspraxis. Hinzu kommt die Software-Fragmentierung der Branche: Verwaltungen arbeiten mit unterschiedlichen, teils veralteten Programmen, sodass eingearbeitete Kräfte beim Wechsel des Arbeitgebers oft wieder bei null anfangen.

Folgen für Eigentümer und Mieter

Unbesetzte oder überlastete Buchhaltungsstellen wirken sich unmittelbar auf die Menschen aus, die eine Verwaltung eigentlich entlasten soll. WEG-Jahresabrechnungen verzögern sich, Betriebskostenabrechnungen für Mieter kommen zu spät oder enthalten Zuordnungsfehler, Zahlungen an Handwerker stauen sich. Bei der Betriebskostenabrechnung hat das harte Folgen: Nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist nach § 556 BGB ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen. Jede verspätete oder fehlerhafte Abrechnung erzeugt Rückfragen und im Zweifel rechtliche Auseinandersetzungen – die wiederum genau die Kapazität binden, die ohnehin knapp ist.

Drei Reaktionswege der Branche

Recruiting. Höhere Gehälter, Weiterbildung eigener Mitarbeiter und aktive Nachwuchsförderung bleiben der naheliegendste Hebel. Der Effekt ist nachhaltig, wirkt aber erst mittelfristig.

Automatisierung und Digitalisierung. Digitale Belegerfassung und automatisierte Kontenabgleiche reduzieren den manuellen Aufwand pro Einheit spürbar. Der Investitionsaufwand ist real, ebenso die Umstellungszeit.

Outsourcing. Die Buchhaltung wird an einen spezialisierten externen Dienstleister übergeben, der Skaleneffekte, feste Prozesse und eigene Fachkräfte mitbringt – vorausgesetzt, der Dienstleister ist selbst auf WEG-, Miet- und SEV-Buchhaltung spezialisiert.

Wo Outsourcing konkret ansetzt

Genau an diesem Punkt setzt unsere Buchhaltung für Hausverwaltungen an: Wir übernehmen die WEG-Buchhaltung, die Mietbuchhaltung und die SEV-Buchhaltung vollständig, unabhängig von der Verwaltersoftware, bundesweit und remote. Verwaltungen liefern die Belege, wir buchen in unserem eigenen System – für 5,90 € netto je Einheit und Monat. Das ersetzt kein Recruiting und keine Digitalisierung im eigenen Haus – es ist ein dritter Weg, der schneller wirkt, weil er den bestehenden Personalmarkt umgeht statt gegen ihn anzutreten.

Wo Stellen unbesetzt bleiben, entstehen typischerweise zuerst Rückstände in der Abrechnung. Was gilt, wenn ein Wirtschaftsjahr bereits abgelaufen und nicht abgerechnet ist, steht im Beitrag Abrechnungsrückstand aufholen.

Fazit

Der Fachkräftemangel in der Hausverwaltungsbuchhaltung ist über mehrere Jahre und mehrere Ausgaben des VDIV-Branchenbarometers hinweg belegt – von 57,4 % der Verwaltungen mit offenen Stellen im Barometer 2024 über 39 % mit unbesetzten Stellen im Barometer 2025 bis zu einer Überlastungsquote von 62,1 % im aktuellen Barometer 2026. Recruiting, Digitalisierung und Outsourcing sind keine konkurrierenden, sondern ergänzende Antworten.

Quelle: VDIV-Branchenbarometer, Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) – Ausgaben 2024, 2025 und 2026. Die im Text genannten Einzelwerte sind jeweils mit ihrem Erhebungsjahr ausgewiesen. Dieser Artikel wird jährlich mit der neuen Ausgabe des Branchenbarometers aktualisiert.